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ABC para Jueces y Litigantes -El proceso actual y las TIC-

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ABC para Jueces y Litigantes -El proceso actual y las TIC-

ABC para Jueces y Litigantes -El proceso actual y las TIC-

posted in Artículos de Opinión by Super User

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Mónica Alejandra León G.*

“Cualquier tecnología suficientemente avanzada es equivalente a la magia.” -Arthur C. Clarke-

Viajemos en el tiempo, vayamos al nacimiento de este milenio, el año 2000. Aquel año donde nuestra sociedad no imaginaba que en las próximas décadas contaría con hallazgos tecnológicos que -sin lugar a duda- cambiarían la forma de relacionarnos, de desarrollar nuestras actividades diarias e incluso de ejercer nuestras profesiones y oficios.

Aquel año donde no contábamos con que todos podríamos tener comunicación instantánea con alguien que está al otro lado del Atlántico -a través de una videoconferencia- gracias a los smartphones, aquel año donde aún no existían Facebook, Instagram, Twitter y otras redes sociales, el mismo en el cual no imaginábamos que una gran empresa podría dar sus primeros pasos en nuestro hogar con las impresoras 3D, que gracias al cloud computing podríamos tener nuestra información centralizada y con acceso en cualquier lugar, o que tendríamos drones rescatando personas, regando cultivos o haciendo tomas audiovisuales para practicar pruebas en nuestros procesos judiciales y arbitrales, el año 2000, ese donde solo veíamos en nuestra imaginación, películas y series, que con nuestra voz “Siri” buscaría en nuestro teléfono un lugar del mundo, “Alexa” abriría las persianas de nuestro hogar o “Mercedes” ajustaría la temperatura de nuestro carro1. Tal vez los centennials no podrán creer que así era la vida hace tan solo veinte años, o más bien nosotros no podemos creer que ya pasaron dos décadas desde el momento en que imaginábamos algunas tecnologías y ahora son una realidad.

Hoy, en pleno 2020, todos los países se han visto afectados por la pandemia Covid-19 y nuestra justicia obligada a hacer uso de las tecnologías de la información y de las comunicaciones (TIC). Desde el año 1996 con la Ley Estatutaria de Administración de Justicia2 era mandatorio poner las TIC al servicio de la justicia, diferentes leyes también lo exigían hace años, muestra de ello son el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo3 y el Código General del Proceso4. Pero la necesaria implementación de las TIC a nuestra justicia, solo está ocurriendo ahora en medio de la crisis, en un escenario difícil donde parecen ser más grandes las dificultades que los logros que esto trae y traerá, aun así, soy una convencida de que Einstein no se equivocó al decir que “la crisis es la mejor bendición que puede sucederle a personas y países, porque la crisis trae progresos”.

Los retos son grandes y la normatividad que se ha expedido en el marco de este Estado de Emergencia se compadece con ello, es consciente de que no podemos ser fugitivos de la realidad ni de nuestra época, y reconoce que las TIC -más que útiles- son indispensables. Dada la necesidad que enfrentemos en el proceso actual, los operadores jurídicos de todos los ordenes de la Rama Judicial y los abogados, este es el ABC a tener en cuenta actualmente.

A. Normatividad

Además de las normas aplicables a cada proceso, debemos recurrir al Decreto 806 de 20205, al Acuerdo PCSJA20-11567 del 5 de junio de 20206 y al Protocolo para la gestión de documentos electrónicos, digitalización y conformación del expediente del 17 de julio de 20207, (en adelante “Decreto”, “Acuerdo” o “Protocolo” según corresponda).

B. Mandatos y recomendaciones para los servidores judiciales.

• Los Despachos y funcionarios contarán con apoyo para la implementación del Protocolo por parte del Centro de Documentación Jurídica (CENDOJ) y con soporte técnico -especialmente en el manejo de las firmas electrónicas y la seguridad de la información- por la Unidad Informática de la Dirección Ejecutiva8.

• Cada Despacho estará a cargo de la creación y manejo de los expedientes electrónicos de cada proceso en OneDrive o la plataforma que se indique posteriormente.

• Para la creación de carpetas, archivos y la denominación de estos, en el expediente electrónico será necesario cumplir el lineamiento fijado en el Protocolo.

• Cada expediente contará con un Índice el cual debe mantenerse actualizado y firmado.

• Todo documento que el Despacho reciba, almacene en el expediente digital o envíe a las partes e intervinientes deberá ser en formato PDF9.

• Los documentos físicos deberán conservarse y digitalizarse para formar parte del expediente electrónico, por su parte, los documentos electrónicos no deberán imprimirse. Esta regla no variará ni siquiera cuando se reanuden las actividades en condiciones de normalidad.

• Para el desarrollo de las audiencias virtuales puede usarse una plataforma escogida por el Juzgado mismo, por una o por ambas partes.

• En aras de la economía procesal, se recomienda que en el auto que fije fecha y hora para las audiencias virtuales se señale el link para la videoconferencia respectiva.

• No se podrá exigir presentaciones personales, firmas ni autenticaciones a poderes, demandas o memoriales.

• No se podrá exigir que se alleguen copias físicas ni digitales -ni siquiera de la demanda o su contestación-.

• No se podrá exigir formalismos innecesarios sino propender por la flexibilización en la atención al usuario de la administración de justicia, la agilización de los trámites y la tutela judicial efectiva.

C. Mandatos y recomendaciones para los abogados.

• Los abogados litigantes deberán registrar y/o actualizar su dirección electrónica en el SIRNA10.

• Los poderes especiales podrán emitirse por cualquier mensaje de datos (mail, whatsapp, mensaje de texto, entre otros), deberán cumplir los requisitos propios del mandato para el proceso o procedimiento que corresponda y no requerirán de firmas ni presentaciones personales, bastará con la antefirma.

• En el poder deberá incluirse la dirección del correo electrónico del apoderado, so pena de inadmisión de la demanda.

• Se sugiere que los documentos que se envíen, tanto al despacho como a las demás partes e intervinientes del proceso, sean en formato PDF pues ello garantizará su lectura, interoperabilidad e integridad.

• La radicación de demandas se hará por medio de los correos electrónicos que para el efecto ha informado el Consejo Superior de la Judicatura.

• Como requisito de admisión de la demanda, será necesario que el demandante acredite haberla enviado -junto con los anexos- a la dirección de correo electrónico del demandado. En caso de desconocer la dirección electrónica, se enviará a la física. La excepción a esta regla será cuando exista solicitud de medidas cautelares.

• Ahora más que nunca debe cumplirse con la obligación de enviarle a la contraparte los memoriales que se radiquen en el proceso, a más tardar al día siguiente, so pena de imposición de multa11.

• Se recomienda la práctica de pruebas de común de acuerdo entre las partes, las cuales son aplicables en procesos en curso o que aún no han iniciado, ello contribuirá en gran manera a la economía procesal y a la tutela judicial efectiva.

• En aquellos lugares donde no se cuente con acceso a internet podrá acudirse a las Personerías y Alcaldías quienes deberán brindar soporte a los usuarios y apoderados que lo requieran.

Este es apenas el inicio del largo camino que tendremos que recorrer en la implementación de TIC en nuestra justicia, todos los roles implican esfuerzos ingentes pero al fin y al cabo Molière lo decía “[c]uanto mayor es el obstáculo, más gloria hay en superarlo”.

Citas

1 Sobre estas y otras tecnologías y la cultura digital se recomienda:

2 Ley 270 de 1995.

3 Ley 1437 de 2011.

4 Ley 1564 de 2012.

5 Este Decreto adopta medidas para implementar las TIC a todo proceso y actuación judicial.

6 Por medio del acuerdo se adoptan medidas para la reanudación de los términos de los procesos y actuaciones judiciales para que se adelanten de forma virtual.

7 Este Protocolo -proferido por el Consejo Superior de la Judicatura- fija estándares y lineamientos para la gestión documental electrónica y es de obligatoria observancia por todos los servidores judiciales.

8 Ambos órganos pertenecen al Consejo Superior de la Judicatura.

9 El formato estándar para las imágenes será JPG, JPEG, JPEG2000 y TIFF; para los audios será MP3 y WAVE y para videos será MPEG-1, MPEG-2 y MPEG-4.

10 Sistema de Información del Registro Nacional de Abogados. La actualización podrá hacerse en el siguiente link:

11 Deber consagrado en el artículo 14 del artículo 78 del Código General del Proceso.

#YoEscriboYoLeoDerecho

* Abogada de la Universidad Externado de Colombia. Máster en Derecho con énfasis en Derecho Procesal de la Universidad Externado de Colombia. Miembro del Instituto Colombiano de Derecho Procesal. Docente e Investigadora de la Universidad Externado de Colombia. Se ha desempeñado como directora del área de litigios y arbitraje en firma de abogados, así como Secretaría General y Directora Jurídica en Concesiones de vías 4G. Litigante y Consultora.

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