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Digitalización de la Administración de Justicia

Digitalización de la Administración de Justicia

posted in Artículos de Opinión by Super User

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Sheila Amaya Jiménez*

“El ser humano sabe hacer de los obstáculos nuevos caminos, porque a la vida le basta el espacio de una grieta para renacer”. Ernesto Sábato.

Sin lugar a dudas, la pandemia, ha generado toda clase de retos, y la administración de justicia en Colombia no ha sido la excepción. El COVID-19 dejó entrever que el sistema judicial afronta múltiples dificultades que deben ser abordadas, pero especialmente, superadas, con el propósito de prestar un servicio más eficiente.

Uno de los principales desafíos del sistema judicial en Colombia, está relacionado con la implementación de las nuevas tecnologías de la información y las comunicaciones; por ello, el Gobierno Nacional en aras de reactivar la justicia, y proteger la vida de los servidores judiciales, abogados y usuarios, expidió el 04 de junio de 2020, el decreto legislativo 806, a través del cual, se estableció una máxima: “La regla general es la virtualidad, y la excepción es la presencialidad”.

Así las cosas, el Decreto Legislativo 806 de 2020, se encuentra enfocado en tres (3) objetivos:

(I) Reactivar la justicia a través de la implementación del uso de las tecnologías de la información y las comunicaciones (TIC) en todas y cada una de las actuaciones procesales.

(II) Agilizar los trámites en la jurisdicción ordinaria en las especialidades: civil, familia, laboral; jurisdicción de lo contencioso administrativo, constitucional, disciplinaria, e incluye las actuaciones de las entidades administrativas que ejercen funciones jurisdiccionales, tales como, la Superintendencia de Industria y Comercio, de Sociedades, Financiera de Colombia, la Dirección Nacional de Derechos de Autor, el Instituto Colombiano Agropecuario, y la Dirección General Marítima. -Aunado a esto, con la expedición de este decreto se revive el proceso monitorio-.

(III) Flexibilizar la atención a los usuarios del servicio de la administración de justicia. Dichos objetivos se encuentran diseñados, además, para facilitarle al Consejo Superior de la Judicatura la implementación del plan de justicia digital que ya se había incorporado en el Código General del Proceso y que hasta la fecha se encuentra pendiente.

Para abordar y aplicar de forma correcta el decreto legislativo 806 de 2020, como -marco general- encaminado hacia la implementación de la justicia digital, resulta pertinente que los servidores judiciales, usuarios y apoderados, implementen sí o sí las herramientas tecnológicas que tienen a su disposición, con el objetivo de transformar el sistema judicial y, también contribuir al medio ambiente bajo el modelo: -cero papel1-.

Pero para lograr la implementación de la justicia digital, debe existir una apropiación de tres elementos fundamentales, que constituyen a priori, la columna vertebral de la digitalización:

I. Mensajes de datos:

La Ley 527 de 1999, en su artículo primero (1) literal (a), define los mensajes de datos como “la información generada, enviada, recibida, almacenada o comunicada por medios electrónicos, ópticos o similares, como pudieran ser, entre otros, el Intercambio Electrónico de Datos (EDI), internet, el correo electrónico, el telegrama, el télex o el telefax”.

Así las cosas, el decreto legislativo 806 de 2020, deja en claro que los poderes, demandas, contestaciones, memoriales, notificaciones personales, entre otros, se presentarán a través de mensaje de datos, así:

- Poderes: se conferirán a través de mensajes de datos, sin necesidad de firma manuscrita o digital. Además, en estos, se indicará expresamente la dirección de correo electrónico del apoderado, la cual deberá coincidir con la inscrita en el Registro Nacional de Abogados.

Establece, además, que los poderes otorgados por personas inscritas en el registro mercantil, deberán ser remitidos desde la dirección de correo electrónico registrada para recibir notificaciones judiciales.

- Demandas: se presentarán en forma de mensaje de datos, junto con todos sus anexos2. Se estableció que el demandante, al presentar la demanda, simultáneamente deberá enviar por medio electrónico copia de ella y de sus anexos a los demandados, salvo cuando se soliciten medidas cautelares o se desconozca el lugar donde recibirá notificaciones el demandado.

1.1. Contestaciones: siguen la regla general de las demandas, esto es, se presentarán como mensajes de datos.

1.2. Notificaciones personales: podrán efectuarse con el envío de la providencia respectiva como mensaje de datos a la dirección electrónica o sitio que suministre el interesado en que se realice la notificación, sin necesidad del envío de previa citación o aviso físico o virtual. Los anexos que deban entregarse para un traslado se enviarán por el mismo medio.

II. Herramientas colaborativas:

Las herramientas colaborativas han sido definidas como “el conjunto de programas usados para intercambiar, socializar o construir conocimientos, utilizando la web, sin necesidad de estar físicamente presentes. El uso de éstas incluye posibilidades de buscar, crear, compartir e interactuar online”3.

Con la finalidad de privilegiar el trabajo en casa de los servidores judiciales, y darle aplicabilidad a las tecnologías, el Consejo Superior de la Judicatura, expidió la Circular PCSJC20-11 de 31 de marzo de 2020, en la cual se establecen las herramientas colaborativas, tales como, OneDrive, Teams, Forms, SharePoint, entre otras, que facilitan (i) el envío y la recepción de mensajes de datos, (ii) realización de audiencias (iii) conferencias y reuniones virtuales sin efectos procesales, (iv) almacenar, compartir información y administrar contenido, y (v) sistema de gestión de comunicaciones oficiales: correspondencia de carácter administrativo.

Un claro ejemplo de la utilización de las herramientas colaborativas, es el referente a las audiencias, las cuales deberán realizarse utilizando los medios tecnológicos a disposición de las autoridades judiciales o por cualquier otro medio, y deberá facilitarse y permitirse la presencia de todos los sujetos procesales.

III. Del expediente híbrido hacia el electrónico:

En Colombia, tradicionalmente, se ha contado con los expedientes físicos y digitales, sin embargo, en el marco de la emergencia económica, social y ecológica, el decreto legislativo 806 de 2020, reconoce la existencia de un “expediente hibrido”, el cual ha sido definido como aquel que se encuentra conformado por documentos análogos y electrónicos, que a pesar de estar separados forman una sola unidad documental por razones del trámite o actuación.

En otras palabras, el expediente hibrido es aquel que se compone por documentos físicos y electrónicos.

Para ello, los expedientes que se encontraban en físico en los distintos despachos judiciales, deberán escanearse hasta la última hoja y, ponerlo a disposición de las partes, y los documentos que se envíen mediante los canales digitales, también harán parte del mencionado expediente. Aunado a lo anterior, resulta significativo manifestar que el expediente hibrido se compartirá con los sujetos procesales a través de las diferentes herramientas colaborativas dispuestas para ello.

No obstante, debe también procurarse por la incorporación gradual y definitiva del expediente electrónico, el cual ha sido entendido como “un conjunto de documentos ‘electrónicos’ que hacen parte de un determinado proceso”, con el objetivo de que las partes, apoderados, y jueces puedan consultarlo y acceder a él, sin dificultades, y de esta forma, lograr una ventaja en el programa -cero papel-.

En suma, los elementos anteriormente mencionados, hacen parte de un proceso, de una estructura como lo es la justicia digital, y son también una serie de pasos que si se implementan con rigurosidad y disciplina, pueden dar grandes resultados, pero estos cambios, no se dan solos; por ello, es indispensable que todos (jueces, apoderados, partes, entre otros), cambien su mentalidad y estén abiertos a un cambio de cara al futuro; de igual manera, se espera que se haga uso real y efectivo de la tecnología, en pro de construir un servicio judicial, eficiente, de fácil acceso y primordialmente garantista.

Citas

1 El concepto de Cero Papel se relaciona con la reducción ordenada del uso del papel mediante la sustitución de los documentos en físico por soportes y medios electrónicos. Es un aporte de la administración electrónica que se refleja en la creación, gestión y almacenamiento de documentos de archivo en soportes electrónicos, gracias a la utilización de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones.

2 Para el efecto, téngase en cuenta que no será necesario acompañar copias físicas, ni electrónicas para el archivo del juzgado ni para el traslado.

3 LEM: Recursos de Tic para la enseñanza y el aprendizaje. Cap. 3. Pág. 2. Recuperado de la página web

* Abogada. Conciliadora Extrajudicial en Derecho, egresada de la Universidad Militar Nueva Granada. Actualmente, cursa la Especialización en derecho de la competencia en la Pontificia Universidad Javeriana. Miembro de la Red de Arbitraje Juvenil de la Cámara de Comercio de Bogotá D.C.

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