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Por: Mónica Alejandra León G.*

“La tecnología es una ciencia, pero conseguir que las personas la usen es un arte”. -Mike Arauz-

Las tecnologías han irrumpido nuestra forma de vivir, de comunicarnos y de ejercer cada oficio y profesión, por supuesto, la abogacía no es la excepción. Favorablemente han empezado a ser aplicados diferentes modelos de inteligencia artificial, Blockchain e imposible dejar de lado el litigio digital, el cual se abrió camino -casi de forma forzada- por la pandemia que actualmente enfrentamos.

Sin lugar a duda, el litigio digital efectivo, que tutela los derechos de quienes concurren al proceso, requiere la participación de todos los actores, de manera que al hablar de las buenas prácticas en el desarrollo del mismo es esencial involucrar a las partes, intervinientes, operadores jurídicos, demás funcionarios de los despachos y no puede dejarse de lado al Estado, pues su deber de implementación de infraestructura tecnológica para asegurar la administración de justicia desempeña un rol preponderante.

Un profesor estadounidense de estrategia digital señaló que la tecnología es una ciencia y que lograr que los seres humanos la usemos, constituye todo un arte. Pues bien, este arte ahora se refleja a lo largo y ancho del país con el litigio digital, y aunque no podemos decir que es una obra terminada, sí es una que está perfeccionándose, una obra en la que aún trabajamos, ese arte al cual todo un país pretende acostumbrar -pero sobre todo- aquel por medio del cual necesitamos lograr una tutela judicial efectiva en Colombia, de allí que resulte esencial que en el litigio digital despleguemos buenas prácticas.

Para las partes y los que ejercemos como apoderados

-Conductas sencillas como señalar en el asunto o en el texto del correo electrónico los datos identificadores del proceso y el tipo de memorial que se radica, contribuyen de forma eficaz a un manejo eficiente de la información para los despachos judiciales.

-Es importante que los documentos que se envíen a los despachos -e incluso a la contraparte- sean en formato PDF[1], esto garantiza, por una parte, la integridad de nuestros documentos, y por otra, que el despacho pueda consultar los mismos e incorporarlos al expediente.

-Enviarle a la contraparte los memoriales -y anexos- que se radiquen en el juzgado o tribunal, el mismo día o al día siguiente, no solo constituye una buena práctica, da cumplimiento al deber consagrado en el artículo 78 numeral 15 del Código General del Proceso (CGP), cuya inobservancia da lugar a la imposición de multa.

-En muchos casos, la capacidad de un solo mensaje por correo electrónico no es suficiente para la cantidad de información que debe allegarse al proceso, por ello se recomienda el uso de plataformas que permitan compartir un link con toda la información, así, no será necesario enviar varios correos electrónicos allegando los memoriales y múltiples anexos[2].

-Con el litigio digital cobra mayor importancia la identificación de los documentos que se allegan con los escritos enviados por mail, por ello se recomienda que: i) se identifiquen de forma clara en el acápite de anexos de la demanda, contestación o memorial según corresponda, ii) haya concordancia entre el nombre que se asigna en el acápite de anexos como el que se le da a cada archivo, y iii) se indique al juzgado o tribunal la forma en la que se están allegando los anexos, por ejemplo: en un archivo comprimido, en un mail subsiguiente o en un link compartido en el mismo mail.

-Conectarse a las audiencias -por lo menos 15 minutos antes- habiendo comprobado la calidad del internet, imagen y sonido, contribuye a una administración de justicia célere y eficaz.

-Informarle a la parte, testigos, peritos y demás intervinientes de la audiencia a la que asistirán: i) la fecha y hora en la que deben comparecer, ii) que es necesario que cuenten con conexión estable a internet, iii) que deben atender la audiencia en un lugar iluminado con buena calidad de sonido e imagen, iv) la plataforma y link que deberán usar para acceder, así como las explicaciones que correspondan para garantizar un buen desarrollo de la audiencia.

-Sin lugar a duda, cuando se realiza home office se suele utilizar vestimenta sencilla y cómoda, no obstante, cuando se asiste a audiencias, cobra importancia mostrar respeto al director de la audiencia, a las partes, intervinientes, a los clientes, -incluso al proceso mismo-. De allí, que sea importante contar con una presentación razonable para atender la misma.

-Aunque no existe norma alguna que establezca los parámetros o protocolos para atender una audiencia, en el desarrollo de la audiencia virtual constituye una buena práctica que se desarrolle en un lugar iluminado, con poco ruido y que la cámara enfoque al sujeto que está participando, de esta forma, no solo se está permitiendo que los intervinientes en la audiencia vean a su interlocutor, sino que contribuirán a la asertividad en la comunicación y en los planteamientos que se exponen.

-Es importante que cuando se esté realizando la audiencia virtual el micrófono permanezca apagado, de manera que solo se active en el momento en que debe hacerse la intervención correspondiente, esto evitará interferencias y mejorará la calidad de sonido de la audiencia.

-Las maniobras dilatorias del proceso como solicitudes de aclaración, corrección o complementación sin fundamento, la interposición de recursos cuando no hay lugar y la renuencia a colaborar con la justicia, constituyen malas prácticas en litigio digital, y -a su vez- son contrarias a los artículos 78 y 79 del Código General del Proceso. No puede olvidarse que esto puede tener consecuencias desfavorables en las resultas del proceso, pues el fallador podrá deducir indicios de la conducta procesal de las partes, tal como lo establece el artículo 241 del CGP.

-La insolvencia de los deudores con la finalidad de no cumplir y honrar sus obligaciones constituye una de las peores prácticas que debemos erradicar.

Para los funcionarios judiciales

-Todo documento que integre el expediente digital, debe estar en formatos PDF, JPG o MPEG-1, pues es importante que el Despacho cumpla con el Protocolo proferido por el Consejo Superior de la Judicatura. Además de garantizarse con esto, la integridad de la información también facilita la consulta a las partes e intervinientes del proceso.

-Acusar el recibido de los mensajes de datos, por supuesto que no es una obligación, pero sí se constituye como una buena praxis, pues permite que los usuarios cuenten con la certeza de que su información se envió exitosamente, aún si tenemos en cuenta que con la radicación en físico -cuando los despachos estaban abiertos- los usuarios contaban con la tranquilidad de su sello de radicado.

-No es aceptable que los despachos exijan a los usuarios que alleguen varias copias digitales de los memoriales y anexos, simplemente porque debe cumplirse con lo previsto en el artículo 89 del CGP según el cual “[c]on la demanda deberá acompañarse copia para el archivo del juzgado, y tantas copias de ella y de sus anexos cuantas sean las personas a quienes deba correrse traslado”. Esto constituye -entre otros- un obstáculo de acceso a la administración de justicia, un excesivo ritual manifiesto y un atentado contra la economía procesal.

-La descarga pronta de los archivos que se envían al mail del Despacho y su incorporación inmediata al expediente configuran buenas prácticas que cumplen con la publicidad que rige las actuaciones procesales.

-Cuando un despacho recibe un mail en horario o día inhábil no es aceptable que indiquen que dichos correos electrónicos deben volverse a enviar en fecha hábil, lo que corresponde será tener por presentados los memoriales correspondientes en el próximo día hábil, esto constituye una buena práctica en litigio digital.

-Constituyen mala praxis los correos electrónicos enviados por despachos judiciales donde se abstienen de aceptar un memorial bajo el argumento de que “la impresora no sirve”, no solo porque no es necesario imprimir los memoriales que se envían -pues se debe integrar el expediente digital-, sino porque ello constituye una absoluta denegación de justicia.

-El decreto inmediato de las medidas cautelares con la expedición y envío de las comunicaciones para practicarlas, constituyen buena práctica en materia de litigio digital y contribuyen a una tutela judicial efectiva. Igual ocurre cuando debe hacerse la modificación o levantamiento de una cautela.

-La habilitación de canales electrónicos, telefónicos y virtuales para atención a los usuarios de la administración de justicia se han consolidado como una de las mejores prácticas en el ejercicio de la justicia digital. Cada vez son menos los casos aislados donde los Despachos crean este tipo de medios, con páginas web propias para atender a sus usuarios, con atención vía WhatsApp y telefónica, con chats interactivos donde el secretario -u otros funcionarios- del juzgado atienden a los usuarios.

Solo para enunciar algunos, este es el caso del Juzgado 16 Administrativo de Bogotá -que atiende inquietudes y recibe peticiones por WhatsApp-, del Juzgado 2 Laboral del Circuito de Cartagena -con “baranda virtual” de 8:00 a 10:00 am para hablar con el Secretario-, del Juzgado 13 Civil del Circuito de Medellín -con página web propia, de fácil acceso para todos los usuarios y atención por Whatsapp-, del Juzgado 3 Civil del Circuito Transitorio de Bogotá -con “baranda virtual” vía WhatsApp y telefónica-, del Juzgado 1 Promiscuo Municipal de Malambo -con atención de inquietudes y solicitud de información vía WhatsApp-, y del Despacho 01 del Tribunal Administrativo del Magdalena -con página web propia, difusión diaria por WhatsApp de extractos de jurisprudencia relevante, videos de audiencias para consulta y “despacho virtual”-.

Desafortunadamente, en la mayoría de los casos, esta última buena práctica enunciada ha implicado esfuerzos más allá de los exigibles a los funcionarios judiciales, generando -incluso- que deban usar de tiempo y recursos económicos propios para brindar este servicio público esencial denominado justicia.

Con la plena consciencia de que el Consejo Superior de la Judicatura desempeña un rol esencial para que el litigio digital sea eficaz y garantista, será en unas próximas líneas donde expongamos nuestros pensamientos al respecto. Por lo pronto, con los instrumentos que -el día de hoy- tenemos como partes, apoderados o administradores de justicia debemos implantar las buenas prácticas al arte de las tecnologías de la información y de las comunicaciones.

*Abogada y Máster en Derecho con énfasis en Derecho Procesal de la Universidad Externado de Colombia. Miembro del Instituto Colombiano de Derecho Procesal. Becaria de la OEA para el Máster en Asociaciones Público Privadas en la Universidad Isabel I. Cursa el Doctorado en Derecho en la Universidad de Buenos Aires. Docente, Investigadora y Directora del Observatorio constitucional de normas procesales de la Universidad Externado de Colombia. Se ha desempeñado como directora del área de litigios y arbitraje en firma de abogados, así como Secretaría General y Directora Jurídica en Concesiones de vías 4G. Litigante y Consultora.

[1] Según el Protocolo por parte del Centro de Documentación Jurídica (CENDOJ), el formato estándar para las imágenes será JPG, JPEG y TIFF; para los audios será MP3 y WAVE y para videos será MPEG-1, MPEG-2 y MPEG-4.

[2] Herramientas de computación en la nube como Dropbox, Box, OneDrive, GoogleDrive, WeTransfer, entre otras, permitirán que se suba la información a una carpeta (conocida como nube en internet), que se genere el link y que este link sea el que se comparta en el correo electrónico remitido al despacho o a la contraparte e intervinientes, así estos podrán consultar y descargan la información de forma sencilla. Esto ahorrará el envío de múltiples correos electrónicos con información y permitirá que se centralice la misma en mejor manera.

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